Los libros de una AMPA son muy importantes, porque reflejan la gestión realizada. Los libros deberán estar a disposición de los padres y madres en la Asamblea. Al final de nuestro mandato en la junta directiva, y caso de no seguir, debemos entregarlos a la nueva junta directiva.
Las actas son responsabilidad del secretario/a, que firma con el Vº Bº del Presidente/a. Se leen y aprueban en la reunión siguiente, procediéndose a su firma. Se levanta acta de todas las Asambleas. Se levanta acta, con los acuerdos, de las reuniones de junta directiva.
El libro de actas se puede llevar también en hojas debidamente selladas y numeradas, en soporte informático.
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Fecha y hora, lugar de celebración, número de asistentes (Asamblea) o nombre de los asistentes (junta directiva), orden del día, temas tratados, ligera reseña de los debates acuerdos tomados en cada punto y hora de finalización.
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Se debe resumir lo tratado, sin poner exactamente lo que manifiesta cada uno, salvo alguien quiera que conste, expresamente, su intervención, para ello lo tiene que solicitar
Las correcciones o modificaciones del acta se incorporarán al acta aprobada, en la siguiente sesión de los órganos respectivos (Junta directiva o Asamblea).
LIBRO DE SOCIOS
Es un listado de socios de las AMPA en el que se debe anotar, mediante numeración, el nombre del padre y de la madre del alumno/a. También puede añadirse como información la dirección, el teléfonoy el correo electrónico de ambos, aunque no es necesario.
Esta información se puede rellenar cada año o utilizar la misma lista, siempre especificando las altas y bajas de los socios junto a cada nombre.
El responsable del libro de socios es el secretario/a , aunque se puede consultar los estatutos de cada AMPA.
LIBRO DE CONTABILIDAD
Las AMPA son asociaciones sin ánimo de lucro y sin actividades económicas. En este libro se deben anotar los ingresos (cuotas de socios, subvenciones, ingresos extraordinario, etc) así como todos los gastos de la AMPA que se realicen siempre con factura. También el saldo anual que se presenta en la Asamblea General de Socios.
La persona responsable de este libro es el tesorero y firma con el visto bueno del Presidente.
Los documentos y libros de la AMPA deben guardarse en el centro educativo, que es su domicilio social.
Si la AMPA no tiene local propio, habrá que habilitar un armario en el centro, con llave, para depositar los documentos. Es conveniente también que cada AMPA tenga un archivo donde guardar la legislación y otros documentos. Estos pueden revisarse y eliminarse año a año, a excepción de aquellos que sigan vigentes y que serán herramientas de consulta obligada para el buen funcionamiento de la AMPA y de los Consejeros Escolares. Si la AMPA cuenta con un local independiente., ese será el domicilio social y donde se depositarán los documentos…