Els llibres d´ una AMPA són molt importants, perquè reflecteixen
la gestió realitzada. Deuran estar a disposició dels pares i mares en l´
Assemblea. Al final de cada mandat en la junta directiva, i en cas de
no continuar, deurem entregar-los a la nova junta directiva.
Llibre d´actes
Les actes són responsabilitat de la secretaria, que signa amb el vist i
plau del president. Es lligen, s´aproven en la reunió següent i se
signen. S´alça acta de totes les assemblees, amb els acords, i de les
reunions de la junta directiva.
El llibre d´ actes ha de tindre les fulles segellades i numerades, i pot estar en suport informàtic.
Cal indicar:
- Data i lloc de celebració, número d´ assistents (Assemblea) o número
dels assistents (junta directiva), ordre del dia, temes
tractats, ressenya dels debats acords pressos en cadascun dels punts
i hora de finalització.
- Es deu ressumir el que es tracte, sense posar exactament allò que
manifiesta cadascú, a excepció de qui vullga que conste, expressament,
la seua intervenció. Haurà de sol·licitar.
Les correccions o modificacions de l´ acta s´ incorporarán a l´
acta aprovada, en la següent sessió dels òrgans respectius (Junta
directiva o Assemblea).
Els document i llibres de l´AMPA deuen guardar-se en el centre
educatiu al qual perteneix, que és el seu domicili social. En el cas que
l´AMPA no tinga local propi, caldrà habilitar un armari en el centre,
amb clau, per a dipossitar els documents. Es convenient també que l´AMPA
tinga un arxiu per a la legislació i altres documents. Aquestos poden
revisar-se i el·liminar-se any a any, a excepció d´aquells
que estiguen vigents i que serán ferramentes de consulta obligada per al
bon funcionament de l´AMPA i dels consellers escolars. Si l´AMPA compta
amb un local independent disposarà de domicili social i un espai per a
dipossitor els documents.